Contractbeheer & Uitvoering - Dehave | Kennisdelers in mobiliteit

Tijdens de uitvoeringsfase hebben opdrachtgevers vaak onvoldoende zicht op de kwaliteit van het vervoer en de rechtmatigheid van de facturen. Dat maakt het voor hen moeilijk om met de vervoerspartijen in gesprek te gaan en antwoord te vinden op de vragen die ze hebben:

Hoe komt het dat de kosten voor het vervoer steeds hoger lijken te zijn?
Komt de kwaliteit van het vervoer wel overeen met de afgesproken standaard?
Zijn de klachten over het vervoer terecht? En hoe kan dit?
Hoe kunnen wij de voortgang van het vervoer garanderen?

Contractbeheer door Dehave

De uitvoering van het vervoer is geen eenzijdige relatie; het is een partnership. Daarom zijn wij de ideale partner voor contractbeheer: omdat we de ambities en budgetten van de opdrachtgever beschermen door de kwaliteit te controleren, terwijl we tegelijkertijd als gesprekspartner van de mobiliteitsaanbieder bijdragen om de uitvoeringskwaliteit te verhogen.

Op basis van data en expertise hebben wij inzicht in de uitvoering van het vervoer en maken wij dit inzichtelijk voor de opdrachtgever.

Door data-analyse hebben wij grip op de kosten en controleren wij de rechtmatigheid van de facturen.

Wij zijn aanspreekpunt voor de mobiliteitsaanbieder en beschikken over de juiste kennis om deze rol te vervullen.

Wij onderzoeken ook de (ervaren) uitvoeringskwaliteit.

Contractbeheer & Uitvoering

Het belangrijkste is dat het vervoer altijd plaatsvindt! Dat is allereerst de taak van de mobiliteitsaanbieder, waarbij dit plaats hoort te vinden volgens de afgesproken kwaliteitseisen. Met contractbeheer zien we daarop toe, controleren we de uitvoeringskwaliteit en signaleren we tijdig ontwikkelingen die van invloed zijn op de uitvoering van het vervoer.
In samenwerking met de opdrachtgever én de mobiliteitsaanbieder zetten wij de stappen die nodig zijn om te zorgen voor duurzame maatregelen die het vervoer garanderen, volgens de vooropgestelde kwaliteitseisen. Als betrokken partners staan we daarin gezamenlijk voor mobiliteitsgeluk.

Onze aanpak in controle

Data-vereisten: om de data te controleren is het belangrijk dat we over de benodigde data van de mobiliteitsaanbieder(s) beschikken. Bij voorkeur formuleren we al tijdens de inkoopprocedure aan welke eisen de data moet voldoen. Zo zorgen we naast controle ook voor optimale gegevens voor data-analyse.
Formuleren KPI’s: Tijdens de inkoopprocedure worden de kwaliteitscriteria (KPI’s) vastgelegd. Bijvoorbeeld over de maximale reistijd, duurzaamheid, kosten, inzet voertuigen, enzovoorts. Op basis van deze criteria richten we MobiliteitsLab met het bijbehorende dashboard in.
Controle op rechtmatigheid facturen: Middels data-controle checken wij de rechtmatigheid van de factuur. We kijken daarbij naar de uitvoering van het vervoer, de schooldagen, vakantiedagen, bestemmingen, enzovoort. Eventuele afwijkingen bespreken we direct met de mobiliteitsaanbieder. Pas als de factuur akkoord is, krijgt de opdrachtgever groen licht voor de het voldoen van de factuur.
Controle op de KPI’s: Via de data-controle hebben we continu zicht op de uitvoeringskwaliteit: maandelijks of zelfs real-time! Bij afwijkingen aanspreken we de mobiliteitsaanbieder daarop aan, zodat ze de kwaliteit kunnen bijsturen. Wij bieden de opdrachtgever goed inzicht via het dashboard (MobiliteitsLab). Periodiek voegen we daar een benchmark aan toe, waarmee we de opdrachtgever adviseren over verdere verduurzaming van het vervoer.

Onze aanpak in duurzame kwaliteitsontwikkeling

Contractbeheer is meer dan data-analyse. Het is een partnership met alle betrokkenen om zodoende de kwaliteit te bewaken én te optimaliseren. Wij doen dit door:

Overleg met opdrachtgever: wij gaan periodiek in overleg met de opdrachtgever. Tijdens het structureel overleg bespreken we de voortgang en doorontwikkeling van het vervoer, kostenontwikkeling en kansen. In geval van klachten, calamiteiten of specifieke cases vindt direct overleg plaats.
Overleg met mobiliteitsaanbieder: tijdens het structureel overleg bespreken wij de voortgang, klachten, uitvoering, doorontwikkeling vervoer, kostenontwikkeling en kansen. In geval van klachten, calamiteiten of specifieke cases vindt direct overleg plaats.
Kwaliteitscontroles: Naast cijfermatige analyses brengen wij ook de ervaren uitvoeringskwaliteit in beeld.

Van A tot Z

Van een deel van het vervoerstraject tot aan complete trajecten van A tot Z: bij De Have Kennisdelers kennen wij alle facetten van het vervoer. Soms worden wij gaandeweg een vervoersperiode ingeschakeld voor contractbeheer. Waar mogelijk zetten wij ons graag al vroegtijdig in voor contractbeheer.

Tijdens de inkoopprocedure: Contractbeheer begint al tijdens de inkoopprocedure, zodat partijen vroegtijdig weten wat ze van elkaar mogen verwachten.
Implementatie: Tijdens de implementatie zorgen wij voor een vloeiende start van het contract. Het vervoer is geen eenzijdige relatie, het is een partnership. De implementatie markeert het startpunt van deze samenwerking.
Uitvoeringsfase: Wij maken het verschil door tijdens de uitvoering van het vervoer niet alleen de vervoerder te controleren, maar vooral door een sparringpartner te zijn: om te overleggen wat wel of juist niet werkt én welke stappen er te zetten zijn. Om gezamenlijk te zorgen voor optimale mobiliteit voor opdrachtgever én reiziger.
Doorontwikkeling: Tijdens de uitvoering zorgen wij voor de implementatie van de door de mobiliteitsaanbieder aangeboden innovaties en doorontwikkelingsmogelijkheden.

Ja, ik wil graag meer informatie over Contractbeheer

Waarom wij meerwaarde creëren in contractbeheer?

Wij hebben de kennis én de ervaring, aan beide kanten van de tafel: aan de opdrachtgeverskant én mobiliteitsaanbieders kant. Daarbij zijn we niet alleen mobiliteitsexperts, maar ook data-expert. Met onze digitale tools, die wij in eigen beheer ontwikkelen (MaaShub en MobiliteitsLab), kunnen wij alle vervoersbewegingen, bijbehorende facturen en KPI’s exact en pijlsnel controleren. Zo hebben wij continu inzicht in de uitvoering, zelfs real-time! Bovendien maken wij deze gegevens eenvoudig inzichtelijk voor de opdrachtgever, zodat hij zelf ook inzicht krijgt in de uitvoering van het vervoer. Met behulp van data en rapporteren, controleren én adviseren wij: voor vervoer dat past binnen de ambities en het budget van de opdrachtgever én dat past bij de wensen en mogelijkheden van reiziger en mobiliteitsaanbieders.

En we gaan een stap verder: met onze data includeren we niet alleen de gegevens van de huidige uitvoering; we kijken ook naar andere behaalde vervoersresultaten via benchmarks. Daarin signaleren en constateren wij, én bieden we advies voor concrete oplossingen, gebaseerd op onze kennis, ervaring én visie! Zo zien wij binnen contractbeheer dat er dikwijls te makkelijk een indicatie voor aangepast vervoer gegeven wordt. Het probleem is dan bijvoorbeeld dat een leerling binnen het contract/systeem geen kans krijgt om zelfstandig met het OV of eigen vervoer te reizen. Wanneer wij dit signaleren, bieden wij een concrete oplossing. Zo dragen wij – ook tijdens de looptijd – bij aan duurzame vervoersoplossingen waar alle partijen blij van worden.

Maak een afspraak

Waarom hebben wij dit adviestraject ontwikkeld?

20 jaar expertise in mobiliteit

20 jaar expertise
in mobiliteit

uitgebreid netwerk van professionals

uitgebreid netwerk
van professionals

contacten met 95% van de marktpartijen

contacten met 95%
van de marktpartijen

persoonlijk en verbindend

persoonlijk en
verbindend

datagestuurde ontwikkeling

datagestuurde
ontwikkeling

ervaringen

Anderen over De Have Kennisdelers

“Wij maken sinds 2018 gebruik van MobiliteitsLab van De Have Kennisdelers. Naast het cijfermatige inzicht geeft DeHave ook proactief advies over de cijfers en dat geeft ons de mogelijkheid onderbouwde beleidskeuzes te maken.”

“Bij het formuleren van onze doelstellingen voor het doelgroepenvervoer stuitten we op weerstand bij een belangenorganisatie. De Have Kennisdelers begeleidde ons daarbij door met alle partijen in gesprek te gaan. Nu is er consensus en begrip en komen we samen echt verder. Dat had ik niet durven dromen.”

“De Have Kennisdelers heeft ons geholpen met het ontwikkelen van de visie op het doelgroepenvervoer. Dat gaf ons nieuwe inzichten op de inrichting van de aanbesteding. De scope is getransformeerd van het oorspronkelijk ‘vervoer’ naar ‘mobiliteit’. Zo is de aanbesteding ook vormgegeven en naar volle tevredenheid geïmplementeerd.”

“De Have Kennisdelers heeft voor ons de implementatie van het leerlingenvervoer verzorgd en dat heeft geresulteerd in een vlekkeloze start van het vervoer terwijl er landelijk problemen waren met de opstart. Zij onderscheiden zich van andere partijen door een zeer persoonlijke benadering richting ons en de vervoerders, gecombineerd met hun kennis van de markt.”

“Sinds De Have Kennisdelers het contractbeheer verzorgt, hebben we realtime inzicht in de prestaties en financiën van het vervoer. Dat geeft ons de mogelijkheid om onderbouwde beleidskeuzes te maken.”

© Dehave kennisdelers Alle rechten voorbehouden.
Partners Privacy statement Disclaimer Algemene voorwaarden